?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Расскажу пару моментов про организацию ULCAMP'2012 в прошлом году. http://lionet.livejournal.com/tag/ulcamp

Сложность организации мероприятий растёт сверхлинейно с количеством участников. Если на организацию посиделок для 15 человек может уйти минут пять (всех оповестить и стулья принести), то на организацию посиделок для 30 человек нужно минимум полчаса времени, предупреждения участников за пару дней, продумывание способа заказа пиццы и пр. С ростом аудитории при организации начинают играть неожиданные моменты. Например, если в офисное помещение, теоретически вмещающее 40 человек, загнать человек даже 30, то у них через полчаса заканчивается кислород и люди начинают физиологически тупить и засыпать. Поэтому надо думать о том, как именно открывать форточки, чтобы не сдуло близсидящих людей, особенно зимой. Неожиданное осложнение, не правда ли?

Конференцию на 30 человек можно организовать в-одиночку за полчаса (ну и двое суток ожидания, пока у всех в календаре всё утрясётся).
Конференция на 200 человек — это минимум два месяца организационной беготни и минимум человек 5 в организаторах.

Ульяновские конференции ULCAMP и Стачка — это 640 и ~2000 участников, несколько месяцев приготовления, минимум десять человек в оргкомитетах. Про Стачку пусть кто-нибудь другой говорит, ниже несколько моментов про прошлогодний ULCAMP — три дня 640 айтишников, инвесторов, дизайнеров тусуются на берегу Волги, слушают доклады, купаются, отдыхают, заключают сделки.



Знаете ли вы, что...
  • Мобильные туалеты нужно рассчитать на количество участников, найти для них площадки, завезти (по зыбучим неасфальтированным пескам вместо дорог), расставить. Это минимум один полный день работы орга — посидеть на телефонах, обзвонить поставщикам, выбрать, поругаться по поводу пред- и пост-оплаты. Затем следить за процессом до заезда и после.
  • Кейтеринг... Выбрать поставщика, согласовать меню и ценник со всеми оргами, поругаться с поставщиком, выбрать другого поставщика, выяснить, будет ли отдельное меню для специально приглашённых гостей, согласовать новое меню и ценник, и так далее. Два полных дня работы орга. О пост-оплате не заикайтесь. Себестоимость одного блюда (условно говоря, из сосиски и картошки) составляет около ста-двухсот рублей. Почему? Потому что нет комфортной кухни с бесконечной водой, канализацией, и промышленными холодильниками. Надо готовить на кострах и в походных условиях. Организатор Наталья Иванова (Echo) проделала титаническую работу, как перед эвентом так и на площадке.
  • Чтобы привезти и собрать сцену на пляже, нужно договариваться с единственным в области поставщиком, который просит от ста тысяч рублей за один день использования. И не очень хочет пост-оплаты. И привозит сцену на каких-то камазах, которые на пляж может и приедут, но, гружёные, с пляжа больше никогда не уедут по песчаной дороге. Это тоже несколько полных дней работы орга, причём в ULCAMP'2012 самая жесть пришлась на момент демонтажа и увоза сцены, когда грузовики с разобранной сценой с пляжа выехать не смогли, а областные "административные связи" по подключению армейских тягачей не срабатывали. val_ul (Скрипт) практически чисто на своих личных связях вывез эту тему, задержавшись на два дня после улкампа на этом песке.
  • Речной порт не работает на административных связях, а работает на дизтопливе для теплоходов. Пост-оплату тоже не очень хочет. Если в порту сказать «под гарантии администрации области», рискуешь оглохнуть от гомерического смеха. Аренда теплоходов стоит порядка ста пятидесяти тысяч рублей.
  • Дежурство полиции, скорой и пожарной. Check? Check. Это адмресурс правительства в действии.
  • Пробовали раздать 600+ бейджей? А объяснить каждому, где находится «верхняя площадка»? :)
  • Обычные WiFi точки на многолюдных мероприятиях не работают (case in point: Стачка). Не совсем обычные тоже не работают, если количество подключающихся больше какого-то критического порога. Опыт организации вайфая на 500 человек мало у кого есть, но зато среди оргов есть @m_a_x_a_g (CDev), который всё знает и всё сделал. Ну кроме, собственно, интернета. Интернет до пляжа дотянул Ростелеком. Зарыл 11 километров оптоволокна. Тоже нефиговые затраты усилий на координацию.


Прошлый ULCAMP обошёлся Ульяновскому правительству в полтора миллиона рублей. Мы дали эту цифру в своём плане бюджета, бюджет был одобрен. Мы всё оплатили сами, затем выставили счёта правительству области, которые оно неспешно, за несколько месяцев, с некоторой нервотрёпкой, но целиком оплатило. Но реальный бюджет получился больше, так как мы немного не вписались в прогнозы по затратам. В итоге каждый организатор (Булаев/КупиБатон, Фазлыев/Ecwid, Щербина/ITECH, я/Echo) в целом за мероприятие понёс убыток на несколько тысяч баксов. Но се ля ви, сами виноваты, что чуть-чуть не вписались. Ничего страшного, ULCAMP изначально и не планировался оказаться коммерчески прибыльным мероприятием. Зато пообщались классно и продуктивно, перезнакомились с кучей интересных людей!

Ни одного распила при работе с деньгами замечено не было, ни со стороны контрагентов, ни со стороны организаторов ULCAMP, ни с правительственной стороны. Удивительно, но факт :)

Это я всё к чему? Просто для информации. Я давно хотел неформально отчитаться перед общественностью по поводу внутренней кухни улкэмпа. Никаких моралей этот пост не содержит :)


P. S. ULCAMP'2013 пройдёт 19–21 июля. О начале регистрации напишу.

Comments

( 19 comments — Leave a comment )
archaicos
May. 1st, 2013 08:47 am (UTC)
Супер!
levgem
May. 1st, 2013 09:03 am (UTC)
тут же ещё и дедлайн жесткий, улкамп не подвинешь на пару деньков.
lionet
May. 1st, 2013 09:23 am (UTC)
Самое страшное, что погоду не подвинешь. В прошлом году это нервы изрядно потрепало всем, и стоило троих иностранных гостей-миллионеров, которые по погодным условиям сдохли прямо в Питере, не доехав до Ульяновска.
kortunov
May. 1st, 2013 09:16 am (UTC)
Все так. Обязательно приеду к вам в этом году на камп.
golub
May. 1st, 2013 01:34 pm (UTC)
Я думаю в этом году из Самары приехать; напишу тебе ближе к делу насчёт логистики, может, вы большой бандой поедете (у меня в Самаре, пожалуй, нету других айтишных контактов).
denlion
May. 1st, 2013 11:39 am (UTC)
Супер. Спасибо за рассказ. Надо попробовать заглянуть в этом году на самые интересные доклады ;)
vitus_wagner
May. 1st, 2013 12:16 pm (UTC)
Что-то тут с организацией кухни не так. Неужели в Ульяновске негде арендовать порочку армейских полевых кухонь? Они рекзко повышают комфортность по сравненибю с готовкой на костразх им снижают расход топлива. С неограниченной водой по-моему тоже проще организовать, чем упираться об её отсутствие. Электричество-то наверняка ведь было, 200 ватт на погружной насос можно было выделить.
denlion
May. 1st, 2013 01:16 pm (UTC)
А куда его погружать то? =\

PS: Не проще ли на эти деньги накупить готовой воды в больших бутылках?
vit_r
May. 1st, 2013 12:24 pm (UTC)
Обычно есть специальные фирмы, которые подобное устраивают. Правда, с целью получения прибыли. И не с такими сложностями.
lionet
May. 1st, 2013 03:00 pm (UTC)
> специальные фирмы, которые подобное устраивают

Если бы мы делали это в Москве, обратились бы к фирме. В Ульяновске такой экспертизы нет, а варягов приглашать — это большие ириски.
golub
May. 1st, 2013 01:31 pm (UTC)
Да, буду подгонять возможности, постараюсь посетить. Очень много положительных отзывов с прошлого года.
grrrl
May. 1st, 2013 04:57 pm (UTC)
Выглядит очень круто! Никогда не была ни на чем подобном, а так хотелось бы - все обычные конференции в конференц-залах. Надеюсь, в этом году все также хорошо сложится и с погодой вам повезет :)
lionet
May. 1st, 2013 05:01 pm (UTC)
Приезжай!
Artur Orujaliev
May. 1st, 2013 07:14 pm (UTC)
Если будет интересно, как организовывается в Киеве iForum на 7000 человек - пиши/звони (контакты есть у Булаева и Недерева)
wildman
May. 1st, 2013 09:19 pm (UTC)
круто. думал у нас с LVEE сложности.
оказывается у нас всё очень хорошо.

спасибо за пост.
koudesnik
May. 1st, 2013 11:14 pm (UTC)
почему важно было (вам, организаторам) чтобы грузовики со сценой уехали? Потому что площадку надо было оставить пустой?
lionet
May. 2nd, 2013 03:04 am (UTC)
Я сейчас не буду выяснять, что там было в реальности. Но, судя по тому, какие там были подъездные пути (песчаная неасфальтированая гора), мне кажется вполне мог иметь место и такой диалог:
— Вы что, мы по этой дороге сюда не поедем — рискуем не выехать назад.
— Народ, позарез надо. Вы съедьте, а если будут проблемы ехать назад, мы придумаем что-нибудь, подключим адмресурс, армию, морской флот, ракетные войска. Под нашу ответственность, короче.
— Ну смотрите.

Ну и попали, в итоге.
Sergey Averyanov
May. 2nd, 2013 05:42 am (UTC)
>>Ни одного распила при работе с деньгами замечено не было, ни со стороны контрагентов, ни со стороны организаторов ULCAMP, ни с правительственной стороны. Удивительно, но факт :)

Я думаю, тут все просто объясняется: полтора миллиона -- сумма просто смешная для профессиональных правительственных пильщиков, которые обычно сидят на муниципальных подрядах с сметами на 1-2 порядка больше. Для них пилить эти 1.5kk все равно, что для грабителя банков ограбить придорожную палатку с шаурмой: сумма слишком незначительна, а число вовлеченных в процесс финансирования и риск того, что все вскроется, слишком велики.

Edited at 2013-05-02 05:43 am (UTC)
lionet
May. 2nd, 2013 07:19 am (UTC)
Вполне возможно. Просто я часто слышал вопрос «а интересно, сколько из этого распилили?», на который и отвечаю.
( 19 comments — Leave a comment )

Profile

lionet
Lev Walkin
Website

Latest Month

December 2016
S M T W T F S
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
Powered by LiveJournal.com
Designed by yoksel